Política de tratamiento de datos personales

CARDCONTROL S.A.S., identificada con NIT 902037810-1, con domicilio en Barranquilla, Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta a través de su sitio web, sus canales de atención y su relación con clientes, proveedores y aliados.

Canal de contacto para temas de datos personales: hola@micardco.com · +57 (605) 322 5918.

Esta política se rige por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluido el Título V de su Circular Única, y las normas que los modifiquen o complementen.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los de salud, origen étnico, orientación política o datos biométricos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.

Además, y siempre que hayas dado tu autorización, podemos usar tus datos de contacto para enviarte información comercial sobre nuestros servicios. Puedes revocar esa autorización en cualquier momento.

Pedimos tu autorización antes o en el momento de recolectar tus datos, por ejemplo mediante la casilla de aceptación del formulario, por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas. Conservamos prueba de ella.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información solicitada por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del registro civil.

No solicitamos datos sensibles a través de nuestro sitio web. Si en algún proceso fuera necesario tratarlos, te informaremos que no estás obligado a autorizarlo y para qué los usaríamos.

Nuestro sitio no está dirigido a menores de edad ni recolecta sus datos directamente. En los proyectos con colegios, los datos y la fotografía de estudiantes menores de edad se tratan por encargo de la institución, que es quien debe obtener la autorización de sus padres o representantes legales (ver sección 7).

Cuando un colegio, universidad, empresa o entidad nos contrata para fabricar carnets o usar ID Control, esa institución es la responsable del tratamiento de los datos de sus estudiantes, docentes, empleados o visitantes. CARDCO actúa como encargado.

• Tratamos esos datos únicamente para prestar el servicio contratado (diseñar y producir carnets, operar el control de asistencia y de accesos, dar soporte) y siguiendo las instrucciones de la institución.
• No los usamos para fines propios, no los vendemos ni los compartimos con terceros ajenos al servicio.
• La institución debe contar con la autorización de los titulares y, en el caso de menores de edad, de sus padres o representantes legales, respetando el interés superior del menor y su derecho a ser escuchado según su madurez (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).
• La relación se formaliza en el contrato o en los términos de ID Control, que incluyen las obligaciones propias de la transmisión de datos entre responsable y encargado.
• Si eres titular de esos datos y quieres ejercer tus derechos, debes dirigirte primero a tu institución. CARDCO le dará el apoyo necesario y trasladará las solicitudes que reciba directamente.

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando ya no sean necesarios.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Para ejercerlos, sigue el procedimiento descrito en Derechos del titular y habeas data.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido, entre ellas:

• Conexiones cifradas mediante SSL/TLS.
• Control de acceso por roles y autenticación de dos factores en ID Control.
• Respaldos automáticos de la información alojada en la plataforma.
• Acceso restringido al personal que lo necesita, con compromisos de confidencialidad.

Ninguna medida es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo gestionaremos e informaremos a los afectados y a la SIC conforme a la normativa vigente.

No vendemos datos personales. Podemos compartirlos con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio y que actúan por nuestra cuenta, siempre bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad:

• Proveedores de alojamiento en la nube y de correo electrónico.
• Empresas de mensajería y logística para entregar los carnets.
• Asesores contables, jurídicos y tributarios.
• Autoridades, cuando la ley o una orden judicial lo exija.

Algunos proveedores de infraestructura pueden almacenar información fuera de Colombia. En esos casos exigimos niveles adecuados de protección o contamos con la autorización y los contratos que exige el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Conservamos los datos mientras dure la relación con el titular y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables, por ejemplo las contables, tributarias y comerciales.

Los datos cargados por una institución en ID Control se conservan mientras esté vigente el servicio y según sus instrucciones. Al terminar el contrato se devuelven o suprimen, según lo pactado.

Las consultas y reclamos sobre datos personales se atienden a través de hola@micardco.com o por correo físico a Barranquilla, Colombia. Las consultas se responden en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables en los términos de la ley. El detalle está en Derechos del titular.

Si no estás conforme con nuestra respuesta, puedes acudir a la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (sic.gov.co) una vez agotado este trámite.

CARDCO S.A.S. registrará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC cuando la normativa lo exija, y mantendrá dicho registro actualizado.

Esta política rige desde el 17 de octubre de 2026. Podemos modificarla para reflejar cambios legales o de nuestros servicios. La versión vigente siempre estará publicada en esta página y, si el cambio es sustancial, te lo comunicaremos por un medio eficaz antes de aplicarlo.