Términos de uso de ID Control

Estos términos regulan el uso de ID Control, la plataforma en la nube de CARDCONTROL S.A.S. para control de asistencia, gestión de accesos y administración de identidades, disponible en https://idcontrol.micardco.com y en su aplicación para Android.

• Cliente: la institución (colegio, universidad, empresa o entidad) que contrata ID Control.
• Usuarios autorizados: las personas a quienes el Cliente da acceso a la plataforma, con el rol que defina.
• Titulares: las personas cuyos datos el Cliente gestiona en la plataforma, como estudiantes, docentes, empleados o visitantes.
• Carnet: el documento físico de identificación con código QR o de barras vinculado al perfil del titular.

ID Control permite registrar asistencia y accesos mediante lectura de carnets con QR o código de barras, administrar usuarios y perfiles, definir zonas y horarios, consultar historiales, generar reportes, recibir alertas e integrarse con otros sistemas mediante API. Las funciones disponibles dependen de lo contratado por el Cliente.

• El Cliente es responsable de los usuarios que habilita, de los roles que les asigna y de las acciones realizadas desde sus cuentas.
• Las credenciales son personales e intransferibles. Cada usuario debe mantenerlas en reserva y activar la autenticación de dos factores cuando la plataforma lo disponga.
• Si sospechas un uso no autorizado de una cuenta, avísanos de inmediato a hola@micardco.com.
• Podemos bloquear una cuenta cuando detectemos riesgos para la seguridad de la plataforma.

• Usar la plataforma solo para sus fines institucionales legítimos, como asistencia y control de accesos.
• Contar con la autorización previa de los titulares para tratar sus datos y, tratándose de menores de edad, con la de sus padres o representantes legales, e informarles las finalidades del tratamiento.
• Cargar información veraz, mantenerla actualizada y no incluir datos innecesarios para la finalidad.
• No intentar copiar, descompilar, hacer ingeniería inversa ni eludir las medidas de seguridad del software.
• No revender ni ceder el acceso a terceros sin autorización escrita de CARDCO.
• Atender directamente las solicitudes de los titulares sobre sus datos, con el apoyo de CARDCO cuando lo requiera.

Respecto de los datos de los titulares cargados en ID Control, el Cliente es el responsable del tratamiento y CARDCO es el encargado. Esa relación se rige por las siguientes reglas, que forman parte de este documento como acuerdo de transmisión de datos:

• CARDCO trata los datos solo para prestar el servicio y conforme a las instrucciones documentadas del Cliente.
• No usa los datos para fines propios, no los comercializa y no los comunica a terceros, salvo a subencargados necesarios para operar el servicio (por ejemplo, el proveedor de infraestructura en la nube) que quedan sujetos a obligaciones equivalentes.
• El personal de CARDCO con acceso a los datos está sometido a deberes de confidencialidad.
• CARDCO aplica las medidas de seguridad descritas en la política de tratamiento de datos y avisará al Cliente sin dilación indebida si detecta un incidente que afecte sus datos.
• CARDCO ayudará al Cliente a atender consultas y reclamos de los titulares y trasladará las que reciba directamente.
• Al terminar el servicio, los datos se devuelven o se suprimen según la sección 11.

ID Control usa conexiones cifradas SSL/TLS, control de acceso por roles, autenticación de dos factores y respaldos automáticos. El Cliente es responsable de la seguridad de sus propios dispositivos, de los lectores y de la gestión de sus usuarios.

Trabajamos para que la plataforma esté disponible de forma continua. Los niveles de servicio específicos, si los hay, se definen en la propuesta o el contrato. Los mantenimientos programados se avisan con antelación razonable y las actualizaciones se aplican sin costo adicional.

El soporte técnico se presta en el horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 a. m. a 6:00 p. m.; sábados, 9:00 a. m. a 1:00 p. m.. Escríbenos a hola@micardco.com o al +57 (605) 322 5918.

Cada carnet tiene un código único vinculado al perfil del titular. Si un carnet se pierde, el Cliente puede desactivarlo desde el panel administrativo; el código anterior queda invalidado y se puede emitir un carnet nuevo con un código distinto. El costo de la reposición del carnet físico se informa en la propuesta.

CARDCO conserva todos los derechos sobre ID Control, su código, diseño y documentación. El Cliente recibe una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar la plataforma mientras el servicio esté vigente.

El Cliente conserva la titularidad sobre los datos e información que carga y nos autoriza a tratarlos únicamente para prestar el servicio.

El precio, la periodicidad y la forma de pago se establecen en la propuesta o el contrato y no incluyen impuestos, salvo que se indique lo contrario. Ante mora en el pago, CARDCO podrá suspender el servicio previo aviso por escrito.

El servicio termina al vencer el plazo contratado, por acuerdo entre las partes o por incumplimiento grave no subsanado. Al terminar, el Cliente puede exportar sus datos en Excel, CSV o PDF dentro del plazo pactado en el contrato; a falta de pacto, dentro de los 30 días calendario siguientes.

Vencido ese plazo, CARDCO suprime los datos del Cliente de sus sistemas, salvo que una norma le exija conservarlos, y lo confirma por escrito si el Cliente lo solicita.

Podemos suspender el acceso, total o parcialmente, si el uso de la plataforma infringe la ley o estos términos, o pone en riesgo la seguridad del servicio o de los datos. Cuando sea posible, avisaremos al Cliente antes de hacerlo.

En la medida permitida por la ley, CARDCO no responde por daños indirectos ni por lucro cesante, ni por fallas causadas por conectividad del Cliente, dispositivos o lectores que no sean suministrados por CARDCO, o por un uso contrario a estos términos. La responsabilidad total de CARDCO frente al Cliente se limita al valor pagado por el servicio en el periodo que corresponda, según el contrato. Esta limitación no aplica en caso de dolo o culpa grave.

Cada parte mantendrá en reserva la información no pública de la otra a la que acceda por razón del servicio y la usará solo para ejecutarlo. Esta obligación continúa después de terminada la relación.

Estos términos se rigen por las leyes de Colombia. Las controversias se someterán a los jueces competentes de Barranquilla, sin perjuicio de lo que acuerden las partes en el contrato.